第一節(jié) 產品技術發(fā)展現狀

數字檔案館是信息社會數字技術廣泛應用和網絡技術高速發(fā)展的產物，也是二十一世紀檔案館發(fā)展的必然方向。數字化的目的是為了提高檔案館館藏資料利用率，讓人們可以簡單、快速找到所需資料，從而實現資源共享。

在這樣的背景之下，很多國內的文檔管理領域的解決方案供應商，都設計出專項解決方案。針對這些解決方案，其實，內容都是圍繞一個核心，那就是數字化檔案館建設必須以檔案信息資源建設為核心，以信息資源合理共享和有效利用為首要目標。

結合這樣的核心內容，很多解決方案供應商設計的數字化檔案館都具備開放性的特點，除整合檔案采集的數據外，還可以根據檔案保護、管理和利用（社會服務）工作的需求，選擇有代表性館藏珍貴檔案，通過特殊功能信息采集和數據深度加工，建設超大規(guī)模的檔案信息資源基礎體系，向不同用戶開放。

第二節(jié) 產品工藝特點或流程

數字化檔案館由業(yè)務管理、資源建設、資源管理、資源服務四大類產品組成。

數字檔案館應用系統(tǒng)組成

檔案館工作數據流

1、業(yè)務管理系統(tǒng)

業(yè)務管理系統(tǒng)主要是構筑檔案館的業(yè)務自動化、辦公自動化，從而實現對檔案、館員、用戶的有效管理，是數字檔案館建設基礎平臺。業(yè)務管理系統(tǒng)主要有以下幾個系統(tǒng)構成：

1）辦公管理系統(tǒng)

辦公管理系統(tǒng)是保證檔案館網絡正常辦公、高效運轉的中樞，也是與國家實行電子政務公開、提高效率的要求相一致的。

辦公管理系統(tǒng)主要實現人事管理、財務管理、財產管理、檔案管理等內部事務和館際交流、學術活動等外部事務。

該系統(tǒng)為整個數字檔案館系統(tǒng)的運行提供流程上的控制，利用權限管理的功能，保證系統(tǒng)中整個流程中數據的安全性和可控性。實現檔案館內部辦公管理和高效溝通以及對其他信息系統(tǒng)的整合管理，最終幫助檔案館建立統(tǒng)一而高效的信息管理體系。

辦公管理系統(tǒng)功能模塊

2）檔案管理系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)是將檔案館的日常工作業(yè)務流程數字化，只有將日常工作流程數字化，才能保證日后檔案館的整體數字化進程。

檔案管理系統(tǒng)從檔案工作的實際需要出發(fā)，以“文檔一體、綜合管理、館室銜接”為原則，涵蓋了檔案業(yè)務處理的全過程，包括文件管理、檔案管理和資料管理，以及業(yè)務處理流程中的收集、整理、保存價值鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研、開發(fā)利用以及檔案的移交和接收等。

系統(tǒng)處處以符合用戶的使用習慣為出發(fā)點，界面美觀、功能鍵統(tǒng)一，每個模塊業(yè)務流程一目了然。并且系統(tǒng)處處以向導的方式引導用戶實現其功能，使用戶輕松完成系統(tǒng)操作。在靈活性和擴展性上，用戶不僅可以個性化地設計操作界面，動態(tài)調整實體分類和檔號格式，還可靈活定義信息門類結構和創(chuàng)建報表格式。

整個系統(tǒng)具有如下優(yōu)點：

（1）系統(tǒng)涵蓋了檔案業(yè)務的全過程，易學易用。

（2）優(yōu)化文件管理和檔案管理，做到了兩者的無縫連接。

（3）檢索方式靈活多樣，確保查詢的速度。

（4）管理對象可隨意擴充，體現了系統(tǒng)的可擴展性和開放性。

（5）量身定制和通用標準相結合，優(yōu)化檔案管理。

（6）人性化的設計理念，讓用戶完全自定義。

（7）完善的數據管理，實現數據共享，確保數據的安全。

檔案管理系統(tǒng)工作流程

2、資源建設類

資源建設類產品是加強數字化建設的重要保障，也是檔案館提供各種服務的基礎。目前，各級檔案館資源建設主要存在檔案資源利用率不高、開發(fā)深度不夠、檔案資源建設周期長等問題。通過建設該系統(tǒng)，實現館內檔案資源的整合、發(fā)布與共享。

資源建設系統(tǒng)是數字資源建設的工具，通過數字化加工系統(tǒng)將實體紙質檔案加工成數字化資源，通過音視頻采集加工系統(tǒng)加工各種音視頻檔案資源。這些多媒體檔案資源及館藏數字檔案必須通過加工標引系統(tǒng)加工以后才能成為規(guī)范化數字化檔案資源，為用戶提供服務。

檔案資源建設系統(tǒng)主要有以下幾個系統(tǒng)構成：

1）數字化加工系統(tǒng)

數字化加工系統(tǒng)是將檔案材料按規(guī)范的元數據作整理,加工,組織在一起,形成有序的數字資源庫。利用數字化加工軟件，對各類檔案分批進行數字化加工，改變檔案載體的形式，使檔案資源可以上載到網絡上，處于“激活”狀態(tài)，使有用信息得到高效流轉。

數字化加工對象主要分為可以公開的檔案資源及涉密檔案兩大類。

可以公開的檔案資源的加工主要針對查詢頻率較高的紙質檔案進行有針對性的加工。

涉密資料的加工必須是專人專機，設立涉密檔案加工車間，防止檔案泄密。

數字化加工系統(tǒng)工作流程

2）音視頻加工系統(tǒng)

音視頻加工系統(tǒng)主要實現多種來源多種格式的音像檔案資源的采集、轉換、效果處理、內容切割、著錄入庫等功能。

音視頻加工的檔案資料來源可為磁帶、視頻光盤、錄像帶等。系統(tǒng)可以支持當前主流媒體資源格式（ASF、WMV、Divx、RM、MOV）。提供多種格式轉換工具，對館藏的大量的音、視頻檔案資源，采用軟件轉碼技術，通過批量轉換，由VOB或DAT文件直接轉碼為WMV格式的流媒體文件。

實時采集參數可調：分辨率、亮度、對比度、視頻信號輸入方式、制式等系統(tǒng)參數可調。

對轉換好的文件進行編目、分類、和存儲管理，便于服務器快速查找和調用。

3）元數據加工系統(tǒng)

將數字化檔案與檔案館自動化相結合是元數據加工與應用系統(tǒng)作用的結果。其中最為重要的是元數據的選擇和實現,它是檔案館資源組織的關鍵。

元數據加工系統(tǒng)主要是滿足各種類型和載體檔案的元數據加工（編目）的需要。它用于對在檔案加工處理過程中產生的元數據進行多種形式的深加工，以產生用于提供服務的各種產品數據庫和專題數據庫。在深加工過程中，提供各種對元數據和對象數據的編輯、管理、校對等操作。

元數據加工系統(tǒng)工作流程

3、資源管理類

資源管理系統(tǒng)對檔案館所擁有的各種數字檔案資源進行管理，系統(tǒng)包括用戶訪問認證、權限管理、計費及流量統(tǒng)計、資源評價、資源加密及資源鏡像功能等。

資源管理系統(tǒng)主要有以下幾個系統(tǒng)構成：

1）用戶認證管理系統(tǒng)

該系統(tǒng)以用戶為中心，為了確保用戶安全可靠的訪問相應的功能和信息，用戶及權限管理系統(tǒng)包含了用戶管理模塊來對注冊的用戶進行管理。用戶及認證管理系統(tǒng)在用戶組之間定義操作權限，定義用戶可以訪問哪些數據、哪些應用。

系統(tǒng)具有查看用戶數、分類查看用戶信息、查看單個用戶詳細信息、當前操作狀態(tài)、用戶操作歷史等；具有統(tǒng)計功能，能夠針對不同類型的用戶進行統(tǒng)計；對不同類型的用戶，系統(tǒng)提供不同的管理功能；能夠針對類型、 行業(yè) 、時間、數據庫，對用戶進行分組查看和批操作；對在線用戶進行排序、查詢、批操作等；可即時限制、鎖定賬戶和控制用戶對系統(tǒng)的操作；對用戶庫進行各種數據庫的操作；對用戶的惡意操作，由系統(tǒng)或管理員（管理員在線時）發(fā)送信息警告；對鎖定的用戶賬戶進行激活；管理用戶賬戶費用，對用戶賬戶充值。

2）資源存儲管理系統(tǒng)

這是一套對各類資源數據進行管理的軟件。系統(tǒng)提供了數據導入導出、數據分類、數據查詢顯示、設計表、設計視圖、數據維護、數據恢復備份、數據打印、資源數據統(tǒng)計（餅狀、直方圖、曲線）、用戶管理、用戶統(tǒng)計管理、權限管理、數據字典管理、日志統(tǒng)計、模塊管理等功能。

資源存儲管理系統(tǒng)工作流程

3）資源鏡像管理系統(tǒng)

資源鏡像管理系統(tǒng)向用戶和管理人員提供網絡數據庫、光盤等資源的檢索和管理。在服務器中自動完成的光盤鏡像，可以在服務器和通過終端遠程實現對光盤資源的鏡像操作、列表服務和統(tǒng)計等；可通過資源檢索系統(tǒng)中的整合檢索模塊提供服務。

資源鏡像管理系統(tǒng)工作流程

4）涉密信息查詢和資源加密管理系統(tǒng)

對數字化資源進行加密保護，加密后的資源只能在單機或特定的網絡環(huán)境下使用，并組合使用其它加密保護手段，進一步對資源的使用方式進行權限限制。通過使用各種加密手段達到涉密信息不外泄。針對數字化加工后的檔案加密后還可以有效的控制其在特定的范圍內傳播。

涉密信息查詢和資源加密管理工作流程

5）詞表維護管理系統(tǒng)

敘詞表、自由詞表、范疇表位于檔案資源庫的底層，是庫內資源組織與管理以及庫際資源交換的基礎。通過規(guī)范的敘詞表對所有入庫資源進行科學標引、描述與分類，通過敘詞嚴格的語義內涵和位屬關聯(lián)，建立所有資源在主題層的映射關系，實現所有檔案資源的有序化，并提升其可用性，使用戶在主題查詢時進退自如。詞表維護與管理系統(tǒng)是詞庫的維護與管理系統(tǒng)，能夠支持網絡電子版詞表的建立、更新維護、應用。

6）多媒體光盤制作系統(tǒng)

該系統(tǒng)可以按照用戶需求把查詢檢索整合后的資源制作成專題檔案資料光盤提交給用戶。

該系統(tǒng)用于制作具有全文檢索功能的多媒體數據光盤。系統(tǒng)內置全文數據庫、全文檢索引擎。采用個性化的瀏覽器操作界面，具有簡單靈活、快速高效、數據庫制作方便、數據批量導入、完善的信息檢索、界面美觀、操作方便等特點。是檔案館快速制作高質量的、基于全文檢索的各種數據和檔案資料光盤的理想工具。

多媒體光盤制作系統(tǒng)工作流程

4、資源服務類

通過資源服務系統(tǒng)對檔案館所擁有的各種檔案資源進行管理和發(fā)布，本系統(tǒng)集成了檢索系統(tǒng)，用戶只需輸入檢索信息，無需關心信息的來源，系統(tǒng)會自動為用戶返回相應的檢索結果。

通過檔案資源服務系統(tǒng)改變檔案館服務方式和手段，使用戶可以在自己辦公室通過網絡進行檔案查詢操作，為用戶提供一站式服務；改變檔案提供的模式，用戶不僅可以在網上檢索檔案信息，還可以直接閱覽和下載所需檔案；改變檔案資源利用的模式，達到系統(tǒng)內容資源的全面共享，提高資源的利用率，避免重復建設。

資源服務系統(tǒng)主要有以下幾個系統(tǒng)構成：

1）資源檢索發(fā)布系統(tǒng)

該系統(tǒng)用于將實體檔案、館藏歷史文件等內容數字化后以標準電子文檔資料格式存儲管理，在Internet/Intranet環(huán)境下提供給用戶強大的分類查找、全文檢索、方便的瀏覽、下載、打印等功能。

系統(tǒng)為用戶提供檔案館所有相關資源的入口，數據庫資源包括檔案索引、檔案全文庫、搜索引擎等；通過資源的透明鏈接和導航，用戶可快速獲得檔案在館信息或全文，同時提供各種擴展服務，如相關資源的鏈接、用戶調查等。

資源檢索發(fā)布系統(tǒng)結構

2）音視頻點播服務系統(tǒng)

音視頻點播系統(tǒng)采用最新視音頻壓縮技術和流媒體技術，可為用戶提供先進的視頻點播、視頻直播/廣播、媒資保護等現代化管理服務。在寬帶網絡環(huán)境中為用戶提供簡潔、流暢、畫面質量高的多媒體檔案資源服務。

數字化的檔案館成為了對多媒體檔案資源需求的重要場所，因此這類數字資源也在檔案館的館藏中大量增加。檔案館在建立能夠滿足用戶檢索和播放數字音視頻檔案資料的視頻點播系統(tǒng)后，能夠給用戶提供更加全面的檔案資源利用服務。

3）個性化服務系統(tǒng)

個性化服務系統(tǒng)向用戶提供一個自適應（用戶自定義）的針對整個數字檔案館系統(tǒng)用戶和資源的主動服務系統(tǒng)。

該系統(tǒng)利用網絡技術和數字技術，以及檔案知識對數字資源進行分類組織，將最新檔案信息“推送”到用戶面前，開展各種個性化服務；為用戶量身定做，提供個性化學習空間。包括的內容有創(chuàng)建個人的收藏夾、保存檢索結果和檢索歷史，創(chuàng)建個人的數據庫檢索集和電子檔案列表，并可定制專題檔案資料。

個性化服務是檔案館在為用戶服務并與之的交互過程中,根據用戶信息需求,將所收集的信息進行 分析 加工提供服務的過程。

信息社會,用戶面臨的是一個未經整序與加工的巨大的信息資源的海洋,這些信息資源在滿足用戶需求的同時也使用戶陷入信息的海洋中無法自拔,用戶需求的多樣性、獨特性、信息技術的進一步成熟,尤其是人工智能、機器學習、信息檢索、信息過濾技術、信息推薦等,所有這一切為檔案館提供主動服務、個性化服務定制提供了契機。

個性化定制服務的作用在于:首先,個性化定制服務技術是適應數字檔案館用戶多樣化需求的重要手段。其次,采用個性化定制服務技術是應對復雜的數字檔案館資源與用戶界面挑戰(zhàn)的有效方法。檔案館定期自動提供個性化的信息服務,無疑將大大提升檔案館的服務質量。第三,個性化定制服務技術是了解用戶信息需求、 研究 用戶利用數字化資源的得力助手,利用個性化定制服務系統(tǒng),可以加強檔案館與用戶之間的交互和聯(lián)系,便于檔案館了解不同用戶的信息需求,有助于跟蹤 研究 用戶在利用檔案館中的某些規(guī)律,從而為改進檔案館系統(tǒng)、提高數字化信息資源的投入效益提供依據。個性化定制服務技術是檔案館改進用戶服務工作的有效手段。

4）參考咨詢服務系統(tǒng)

參考咨詢服務系統(tǒng)是網絡環(huán)境下檔案館向用戶提供的一種新型服務方式。這種服務是基于互聯(lián)網的服務機制，是用戶和信息專家的橋梁，采用E-mail或網上對話等實時或非實時的方式向用戶提供參考咨詢服務，使用戶能享受不受時間、空間限制的個性化服務。

參考咨詢服務是在網絡數字環(huán)境下,檔案館參考咨詢工作的延伸和發(fā)展,它是基于計算機技術和網絡通訊技術而發(fā)展的適時問題解答服務。在日益普及的數字化信息環(huán)境中,人們越來越多的使用和依靠網絡進行信息檢索和利用,這就要求相應的信息服務也要逐步實現網絡化、數字化,為用戶提供一個全面和無縫的信息服務環(huán)境,滿足用戶信息需求。隨著以檔案館的自動化和網絡化為基礎的分布式的數字化資源系統(tǒng)的建立,網絡環(huán)境下多種電子技術工具和服務手段為處于不同地理位置的用戶提供集成環(huán)境的、深層的遠程數字化信息服務成為可能,檔案館工作人員也在努力提供高質量的數字參考服務,將信息服務機制和用戶服務機制結合起來,使用戶能不受任何系統(tǒng)、資源、地域限制來提出咨詢,能在整個網絡上搜尋及利用有關咨詢資源和服務,能24小時不間斷地得到咨詢服務,實現數字化信息環(huán)境下的信息服務模式，從而也使虛擬檔案館成為了可能。

參考咨詢服務系統(tǒng)工作流程

第三節(jié) 國內外技術未來發(fā)展趨勢 分析

未來發(fā)展趨勢：T-Scan與虹光“零邊距”掃描儀相結合。

IT-Scan是一種文檔影像輸入軟件，持雙面掃描、彩色掃描、自動刪除空白頁、自動分隔等多項智能掃描功能,并可通過軟件技術實現平板掃描儀的連續(xù)掃描，極大地提高了批量掃描的速度。同時IT-Scan獨有“批處理”、“圖像自動修復”及“智能圖像加工處理”等功能，與虹光高速掃描儀如：AV210、AV220、AV320等結合，充分發(fā)揮了掃描儀的速度優(yōu)勢，從而實現檔案信息的高速高質輸入。

文檔影像技術在檔案館信息化建設方面已經成為了標準之一，高速掃描儀與文字識別軟件組成的文檔影像整體解決方案，也成了檔案館信息化建設的基礎設備。檔案資料在不可拆的情況下用平板掃描儀掃描，會出現圖像扭曲、變形、歪斜、有黑邊等情況，因此無法獲得完整、清晰、美觀的電子圖像，既不利于信息化也不便于查閱。通過虹光零邊距掃描儀，可以采集到無盲區(qū)、無變形、無黑邊的‘三無’高質圖像，為檔案信息化提供了素質高的錄入信息源。只有優(yōu)質的電子文檔影像，才可通過實現檔案資料的高速數字化，縮減重復勞動，提高工作效率。對于裝訂成冊的古籍、書刊、檔案、票據等資料，零邊距掃描儀可小角度開啟掃描，從而可保護原始文件不被損壞。而通過IT-Scan與虹光‘零邊距’掃描儀的結合，更能提高掃描及圖像處理的效率，極大地推進了我國的檔案館信息化建設的進程。

據了解，目前，國家檔案館、上海外灘檔案館等檔案機構，都開始利用T-Scan與虹光“零邊距”掃描儀相結合的解決方案，來構建檔案管理新方案。

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